5 Astuces pour supporter encore les visioconférences!

Le confinement puis le déconfinement à petits pas sont arrivés. Cependant, nombreux sont ceux qui travaillent encore en télétravail derrière leur écran. Vous rencontrez des difficultés à vous concentrer après plusieurs visioconférences consécutives ou non dans la journée. Vous ressentez une lassitude d’utilisation de ces outils. Voici quelques astuces pour vous permettre de mieux supporter ces contraintes au quotidien.

  • Alterner visioconférence et téléphone

La visioconférence à outrance génère de la fatigue visuelle et des lombalgies liées à des positions assises inconfortables. Pour favoriser l’écoute, privilégiez certains échanges par téléphone. Vous pouvez également profiter de ces conversations téléphoniques pour vous lever, vous dégourdir les jambes. Les conversations téléphoniques permettent également de ne pas être en permanence observé par vos interlocuteurs. En visioconférence, n’hésitez pas si vous en ressentez le besoin à couper la caméra pour être plus libre de vos mouvements et de vos attitudes.

  • Cacher sa propre vidéo

Dans la plupart des logiciels de visioconférences, vous avez en retour votre propre image. Or, dans les relations en face à face, nous ne sommes pas confrontés à l’image que nous renvoyons. Afin de ne pas être stressé et perturbé par l’image que vous renvoyez, vous pouvez choisir, dans la plupart des logiciels, de masquer cette vidéo miroir. La masquer permet d’être plus naturel et favorise l’écoute de l’intervenant.

  • Avoir un bureau bien rangé

Afin de favoriser une concentration maximum, un bureau bien rangé permet de ne pas se disperser. En effet, tout ce qui traîne sur le bureau peut être source de distraction et faire penser aux dossiers non traités, aux documents non lus. Alors pour éviter à votre esprit de vagabonder lorsque vous êtes en visioconférence, ne laissez rien traîner à côté de votre ordinateur.

  • S’autoriser des breaks

Lorsque vous allez travaillez sur votre lieu de travail, vous êtes en mouvement, vous avez un sas de décompression de l’esprit. Lorsque votre lieu de travail est votre domicile, votre activité physique est réduite et votre déconnexion entre la sphère professionnelle et la sphère personnelle est inexistante. Alors accordez vous des temps de pause ! Allez prendre l’air ! Instaurez une routine sportive du matin. Ces temps de pause sont indispensables à la concentration et ont un impact positif sur votre efficacité.

  • Oser montrer vos notes, votre espace de travail.

Si vous avez besoin d’écrire des notes, si les échanges vous inspirent des dessins des schémas, alors montrez les en retour aux participants de la visioconférence sans complexe. Pour avoir une visioconférence active, il existe aussi des logiciels de tableau blanc permettant à chacun de participer en partage d’écrans en mode post it.

Toutes ces astuces permettent de mieux vivre au quotidien les visioconférences. Alors n’hésitez pas à en partager d’autres. Tous les conseils sont les bienvenus. Petit à petit, nous avançons vers le monde d’après. Il devient nécessaire d’accepter de faire bouger la nature des liens avec ses collègues, ses managers, ses formateurs, ses étudiants, ses clients…Il convient d’adapter ses pratiques sans pour autant nuire à son hygiène de vie. Adaptez rapidement les astuces proposées ci-dessus et faites-vous accompagner si nécessaire. RH&Co est au service des entreprises, des indépendants, des salariés, des particuliers pour les accompagner dans ces phases de changement. Contactez RH&Co pour échanger sur ses sujets.

4 Défis RH à relever suite au confinement

Le 11 Mai marque le début du déconfinement en France. Ce retour à l’activité professionnelle génère des nouveaux défis en Ressources Humaines que les entreprises et leurs managers devront relever. Nul ne peut prédire l’évolution de la situation économique et sanitaire sur les mois et les années à venir. Par conséquent, les maîtres mots vont donc être agilité et adaptabilité. Voici donc les 4 défis RH auxquels vont devoir faire face les entreprises au cours du prochain semestre :

– Définir un plan de reprise suite à la crise sanitaire

Cette pandémie nécessite la mise en place d’un plan d’action spécifique à définir conjointement entre le comité de direction et les salariés de l’entreprise. Les choix qui seront faits relatifs aux mesures de protection et de prévention contre la propagation du virus auront un impact sur l’exécution du travail mais également sur le bien être du salarié au sein de l’entreprise. Mettez en place un comité afin de définir les outils à utiliser pour mettre en place les protections sanitaires, d’analyser les impacts commerciaux mais également d’impliquer les collaborateurs dans la gestion de cette crise. Afin de réduire l’anxiété des salariés retournant travailler ou télétravaillant, il est indispensable de COMMUNIQUER avec eux et que cette communication soit relayée au sommet de l’entreprise. Plus concrètement, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et le règlement intérieur, entre autres devront être mis à jour.

– Accompagner par l’écoute

Nous vous conseillons de mettre en place une cellule d’ACCOMPAGNEMENT pour les collaborateurs afin qu’ils puissent s’exprimer auprès d’une oreille attentive qui les oriente. Il est indispensable de ne pas négliger l’impact psychologique de la crise. Que les salariés aient été sur le terrain pendant la crise, en télétravail ou en chômage partiel, ils ont été atteints psychologiquement par cet épisode. Il convient donc d’identifier, d’une part, le personnel à risque et, d’autre part, les professionnels qui peuvent accompagner les collaborateurs à surmonter cette épreuve. Quoi qu’il en soit, tous les collaborateurs doivent pouvoir bénéficier de cette cellule librement et confidentiellement s’ils le souhaitent.

– Refédérer les équipes

Les salariés en télétravail ont dû faire face à ces nouvelles méthodes de travail dans l’urgence, les collaborateurs en chômage partiel ont pu se sentir délaissés par leur entreprise voire ressentir un sentiment d’inutilité, le personnel en première ligne sur le terrain a pu avoir des craintes sur sa santé et celle de leur entourage, ressentir de l’épuisement. Quoi qu’il en soit, les directions d’entreprise et les managers vont se trouver confrontés à des problématiques diverses voire des disparités entre leurs salariés qu’il faudra gérer. Il est donc indispensable d’analyser la situation et de réfléchir à des actions, propres à chaque entreprise selon le contexte et la situation. Cette situation exceptionnelle a fait ressortir la nécessité dans la majorité de cas de faire évoluer le mode de MANAGEMENT et/ou l’organisation du travail. Et si les entreprises en profitaient pour adopter un comportement vertueux !

– Adapter ses pratiques RH

L’organisation des entreprises ne sortira pas indemne de ces deux mois de confinement. Il va être indispensable pour les entreprises d’adapter leur stratégie RH. Et plus particulièrement, leur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Si elle existe, il va être nécessaire de l’AJUSTER pour faire face à l’évolution des métiers, des domaines d’activités et des effectifs. Si l’entreprise ne l’a pas mise en place, elle aura besoin de la définir. Cette GPEC permettra d’avoir un plan de situation à l’instant T, d’imaginer différents scénarios optimistes et pessimistes et d’élaborer les plans d’actions selon les scénarios. Pour autant, il faut être vigilant à ne pas prendre des décisions hâtives, l’angoisse pourrait s’avérer mauvaise conseillère. Quel va être l’impact de la situation sur le turn-over, quelle sera l’évolution de la situation économique de l’entreprise, du pays ? Ces questions n’ont pas encore de réponses. Par ailleurs, des choix dictés uniquement par l’aspect financier pourraient avoir des conséquences indirectes non négligeables (motivation, qualité, créativité…). Les outils RH permettent des éclairages factuels de la situation et peuvent accompagner à la décision concernant les orientations à suivre.

La sortie de crise ne pourra être que progressive. Les acteurs RH internes ou externes ont leur rôle à jouer pour accompagner les entreprises à gérer cette situation exceptionnelle. Ils pourront mettre au service de l’entreprise des outils RH d’accompagnement humain, de pilotage, de business partner pour permettre à l’entreprise de préparer sereinement l’avenir et d’assurer sa pérennité en mobilisant ses forces vives et en se concentrant sur la création de valeur ajoutée. Ainsi, tel un surfeur, l’entreprise pourra prendre la vague, trouver le bon équilibre et la suivre jusqu’à ce qu’elle ait fini de déferler.

Si vous souhaitez vous faire accompagner pour la mise en place d’outils RH en cette période particulière, pour accompagner vos collaborateurs à surmonter cette épreuve, pour remobiliser vos managers, contactez RH&Co.

Managez vos collaborateurs confinés

La pandémie récente a contraint des millions de français à télétravailler (24% des salariés). Après 4 semaines de confinement, une étude d’opinion way fait ressortir que 44% des salariés interrogés se sentent en « situation de détresse psychologique ». Le management des télétravailleurs confinés ne s’improvise pas, voici pourquoi je vous propose 3 clés pour accompagner vos collaborateurs !

Définissez ensemble un mode de fonctionnement

Réfléchissez ensemble au mode de fonctionnement qui convient le mieux. N’hésitez pas à revenir dessus si, dans la pratique, elles ne conviennent pas. Les maîtres mots en cette période inhabituelle sont la COMMUNICATION et l’EMPATHIE. Managers et collaborateurs partagent une partie de leurs problématiques au cours de cette période. Quelles que soient les conditions dans lesquelles nous le vivons, le confinement est une épreuve psychologique pour tous. Les collaborateurs doivent se sentir en confiance pour remonter les difficultés qu’ils rencontrent.

Au sein des entreprises, n’hésitez pas à rédiger une charte du télétravail qui sera une base pour les managers et les collaborateurs sur laquelle ils pourront s’appuyer pour définir leurs pratiques.

Favorisez l’organisation du travail la plus efficiente

Tout d’abord, mettez à disposition de vos collaborateurs des outils de collaboration efficaces pour faciliter le travail à distance.

De plus, Il est nécessaire que les collaborateurs distinguent les temps professionnels et les temps personnels afin de préserver l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle. Par ailleurs, les pauses (y compris la pause déjeuner devant intégrer le temps de préparation du repas) doivent être prévues. Définissez avec vos collaborateurs des plages de disponibilité pendant lesquels ils peuvent être joints par leurs collègues, les clients, les prestataires.

 Conseillez également à vos collaborateurs de limiter le temps d’écran le soir après une journée de télétravail sur l’ordinateur et de pratiquer une activité physique dynamique.

Mettez en place des rituels

Afin d’assurer le suivi de l’activité, mettez en place des réunions programmées en visioconférence avec vos collaborateurs individuellement et en équipe. Pour être efficace, les réunions doivent être structurées avec un ordre de jour.

Prévoyez également des temps informels de convivialité virtuelle tels que la pause-café en visioconférence.

L’isolement géographique et le changement de cadres sont déstructurants pour les salariés qui ont besoin de mettre en place des rituels pour retrouver un cadre rassurant. Ces rendez-vous réguliers maintiennent la cohésion et le sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise. N’hésitez pas à mettre en place un baromètre social composé de quelques questions afin de suivre régulièrement le moral de vos collaborateurs et prévenir les risques psychosociaux.

Même si ce télétravail est subi et imposé, qu’il est à temps plein et assorti de facteurs anxiogènes, il va considérablement impacter les modes de travail dans les années à venir.

Managers et collaborateurs ont besoin de faire preuve d’agilité et d’adaptabilité pour traverser cette situation exceptionnelle.

Si vous souhaitez vous faire accompagner en tant que manager ou chef d’entreprise pour adapter vos méthodes de travail, contactez RH&Co.

Exploitez son audit RH

L’audit des Ressources Humaines consiste à analyser les procédures et les pratiques RH de l’entreprise. Pour commencer, l’auditeur(trice) identifie les « bonnes pratiques » déjà en place et alerte sur les pratiques risquant de produire des effets indésirables sur l’organisation. Puis, il(elle) préconise les actions à mettre en place.

Le déroulé d’un audit RH

Afin de mener à bien sa mission, les procédures RH de l’entreprise seront analysées à partir d’une étude documentaire (outils RH, normes, chartes, reporting…). Les procédures seront ensuite confrontées à la pratique en observant le fonctionnement et en interrogeant les acteurs concernés. L’objectif est d’avoir une vision objective de la fonction RH. Après l’analyse des résultats, des actions correctives seront préconisées, des axes d’évolution des pratiques proposés et les réussites seront mises en exergue.

L’audit se découpe en trois phases :

  • La phase préparatoire : définition précise du besoin de l’entreprise, des processus spécifiques à auditer, du périmètre d’intervention.
  • La phase d’audit à proprement parlé.
  • La phase de restitution : restitution écrite via le rapport d’audit et restitution orale auprès des donneurs d’ordres voire des collaborateurs audités.

Lorsque le donneur d’ordre dispose de la restitution, il va avoir connaissance des bonnes pratiques, des points à améliorer et des écarts constatés. Les écarts peuvent concerner un non-respect de la réglementation, des procédures interne, des problématiques juridiques et/ou des actions ou non-actions générant des risques financiers.

L’exploitation de l’audit RH

Dans un premier temps, il convient de prioriser les actions à mettre en place. Pour cela, je vous conseille de distinguer le niveau d’urgence et d’importance des écarts et des points à améliorer. Lorsque les choix auront été définis, il conviendra de définir un plan d’action avec les actions à réaliser, les acteurs concernés et les délais. Afin de s’assurer de la réalisation des actions, il sera nécessaire de piloter ses actions en déterminant un pilote ou plusieurs si plusieurs domaines d’activité sont concernés. L’entreprise peut faire le choix de définir un pilote extérieur qui coachera les équipes dans l’atteinte de leurs objectifs.

Bien entendu, comme tout plan d’action, dans une logique d’amélioration continue, il conviendra d’évaluer la réalisation du plan d’action et de s’assurer que les actions prévues ont bien été mises en place. Le donneur d’ordre pourra envisager de réaliser un nouvel audit

Si vous souhaitez réaliser un audit RH de votre entreprise ou un pilote avec un regard externe pour gérer la mise en place de vos plans d’action, contactez Rh&Co.

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